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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website und der SaaS-Anwendung Cargo-Proof.

1. Verantwortlicher

2. Rollen nach Datenschutzrecht

TARAKONT ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Registrierung, Benutzerkonten, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Support, Sicherheit und dem Betrieb der Cargo-Proof-Website verarbeitet werden.

Soweit Kunden Cargo-Proof für eigene Liefer-, Fahrer-, Kunden-, Foto-, Signatur-, GPS- oder Reklamationsdaten nutzen, entscheidet grundsätzlich der jeweilige Kunde über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung.

In diesem Bereich verarbeitet TARAKONT die Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO nach Weisung des Kunden.

Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird bereitgestellt.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Cargo-Proof wird über Render bereitgestellt. Der Anwendungsserver wird für Cargo-Proof in Frankfurt, Deutschland betrieben.

Beim technischen Zugriff können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehlerdaten verarbeitet werden.

Zweck dieser Verarbeitung ist die sichere, stabile und fehlerfreie Bereitstellung der Website und der Anwendung.

Soweit TARAKONT hierfür Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht am sicheren und zuverlässigen Betrieb von Cargo-Proof.

Diese technischen Daten werden nicht für Werbeprofile genutzt.

4. Registrierung, Anmeldung und Benutzerkonten

Im Zusammenhang mit Benutzerkonten können insbesondere verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Rolle (Inhaber, Disponent, Fahrer)
• Telefonnummer, soweit hinterlegt
• Authentifizierungs- und Kontostatusdaten

Für Authentifizierung sowie Konto- und Datenbankdienste wird Supabase eingesetzt.

Zwecke der Verarbeitung sind:

• Kontoerstellung
• Anmeldung
• Rechte- und Rollenverwaltung
• Sicherheit
• Bereitstellung der SaaS-Leistung

Soweit TARAKONT Verantwortlicher ist, sind Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit und Missbrauchsabwehr
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen

5. Verarbeitung innerhalb von Cargo-Proof

Je nach Nutzung durch den Kunden können in Cargo-Proof insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Kunden- und Firmennamen sowie Adressen
• Lieferadressen
• Auftrags- und Referenznummern
• Lieferbeschreibungen
• Kontaktangaben von Empfängern
• zugewiesene Fahrer
• Lieferstatus und Zeitstempel
• Lieferfotos
• Unterschriften
• punktuelle GPS-Koordinaten
• Reklamationsdaten und zugehörige Fotos
• Liefer- und Nachweisereignisse

Diese betrieblichen Daten werden im Auftrag des jeweiligen Cargo-Proof-Kunden verarbeitet. Der Kunde ist für die Rechtsgrundlage, die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen und die rechtmäßige Nutzung der Daten verantwortlich.

6. GPS-Daten

Cargo-Proof führt kein fortlaufendes Tracking von Beschäftigten durch.

GPS-Daten werden nur als punktuelle Standortangabe erfasst, wenn eine relevante Liefer- oder Nachweisaktion durchgeführt wird und Gerät bzw. Nutzer den Standortzugriff zulassen.

Zweck ist die Dokumentation und der Nachweis der Lieferung.

Für die rechtmäßige Nutzung von GPS-Daten, die Beschäftigte oder andere Personen betreffen, ist der jeweilige Cargo-Proof-Kunde verantwortlich.

7. Fotos und Unterschriften

Lieferfotos können Ware, Packstücke, den Lieferort und – je nach Nutzung durch den Kunden – auch identifizierbare Personen zeigen. Unterschriften dienen der Dokumentation von Empfang bzw. Lieferung.

Fotos und Unterschriften werden in Supabase Storage gespeichert.

Kunden sollten vermeiden, unbeteiligte Personen oder sonstige nicht erforderliche personenbezogene Informationen aufzunehmen.

8. Öffentliche Nachweis-Links

Berechtigte Inhaber und Disponenten können zeitlich begrenzte öffentliche Nachweis-Links erstellen. Über diese Links kann ein Empfänger ausgewählte Liefer- und Nachweisinformationen ohne Cargo-Proof-Anmeldung einsehen.

Die Links sind tokenbasiert, laufen automatisch ab und können widerrufen werden. Öffentliche Nachweisseiten sind so ausgestaltet, dass sie von Suchmaschinen nicht indexiert werden sollen.

Nutzer und Kunden dürfen solche Links nur an die vorgesehenen Empfänger weitergeben.

9. E-Mail-Kommunikation

Cargo-Proof verwendet Resend für transaktionale E-Mails, etwa für Einladungen, kontobezogene Nachrichten und – soweit eingesetzt – Lieferbenachrichtigungen.

Für die übliche Geschäfts- und Supportkommunikation nutzt TARAKONT Google Workspace.

10. Browser-Speicherung und Cookies

Cargo-Proof setzt derzeit keine Analyse-, Werbe-Tracking- oder Marketing-Cookies ein.

Technisch notwendige Browser-Speicherung kann für Authentifizierungs- und Sitzungsinformationen, Darstellungseinstellungen und vorübergehenden Anwendungszustand genutzt werden. Dazu können auch localStorage oder sessionStorage gehören.

Diese Speicherung wird nicht zum Aufbau von Werbeprofilen genutzt.

11. Dienstleister und Auftragsverarbeiter

TARAKONT setzt insbesondere folgende Dienstleister ein:

• Render – Hosting und Anwendungsinfrastruktur
• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung
• Resend – Versand transaktionaler E-Mails
• Google Workspace – Geschäfts- und Supportkommunikation

Soweit erforderlich, erfolgt der Einsatz dieser Anbieter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen oder sonstigen geeigneten vertraglichen Absicherungen.

12. Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit dies geschieht, achtet TARAKONT auf die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und geeigneten Garantien nach Kapitel V DSGVO.

13. Speicherdauer

Betriebliche Nachweisdaten

Betriebliche Liefer- und Nachweisdaten, einschließlich Fotos, Unterschriften, punktueller GPS-Daten, Liefernachweise sowie Reklamationsdokumentation, werden grundsätzlich 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem die jeweilige Lieferung bzw. Dokumentation erfolgt ist, es sei denn:

• der Kunde verlangt eine frühere Löschung, soweit dies rechtlich zulässig ist, oder
• eine längere Speicherung ist wegen einer Streitigkeit, der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich.

Beendigung der Kundenbeziehung

Nach Beendigung einer Cargo-Proof-Kundenbeziehung gilt:

• Daten können auf Anfrage bis zu 30 Tage in nur lesbarer Form für Übergang und Export verfügbar bleiben.
• Anschließend werden produktive Kundendaten gelöscht.
• Sicherungskopien können höchstens 90 weitere Tage bestehen, bevor sie automatisch überschrieben oder gelöscht werden, soweit keine gesetzlichen Pflichten eine längere Aufbewahrung erfordern.

Eigene Vertrags- und Abrechnungsunterlagen

Für eigene Vertrags-, Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen von TARAKONT richtet sich die Speicherdauer nach den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

14. Sicherheit

TARAKONT setzt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, verschlüsselte Verbindungen, beschränkter Speicherzugriff und sicherheitsorientierte Datenbankrichtlinien.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht

Bei betrieblichen Daten, die im Auftrag eines Cargo-Proof-Kunden verarbeitet werden, sollten sich betroffene Personen in der Regel zunächst an den jeweiligen Cargo-Proof-Kunden wenden. TARAKONT unterstützt Kunden bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen, soweit dies erforderlich ist.

Kontakt: datenschutz@tarakont.de

16. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für TARAKONT ist:

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Cargo-Proof führt derzeit keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

TARAKONT kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn rechtliche, technische oder produktbezogene Änderungen dies erforderlich machen.

Stand: September 2026